Pertimbangan Untuk Pemakaian Catatan Kesehatan Elektronik (EHR)

Biaya penting bagi semua orang. Tetapi biaya vendor tidak boleh menjadi alasan utama untuk memilih sistem Electronic Health Record atau EHR software (atau PMS atau CMS). Sistem dengan biaya vendor terendah mungkin lebih mahal, semua hal dipertimbangkan. Berikut ini tiga pertimbangan:

Pertama, beberapa sistem diinstal secara lokal dan memerlukan server untuk diinstal. Komponen yang ditambahkan mungkin termasuk antivirus, firewall, cadangan utama dan pemulihan bencana, desktop jarak jauh, pemeliharaan, dll. Komponen-komponen ini adalah bagian dari keseluruhan biaya sistem Anda. Sistem berbasis cloud, seperti Skedulex , menggabungkan semua biaya ini menjadi satu pembayaran bulanan.

Kedua, sebagian besar sistem EHR tidak terintegrasi atau hanya sebagian yang terintegrasi. Ini berarti bahwa Anda memasukkan informasi yang sama di banyak tempat untuk menjalankan bisnis Anda. Tiga contoh:

Sistem HCAI Anda hanya terintegrasi sebagian. Akibatnya, Anda mengirimkan beberapa informasi langsung ke situs web HCAI. Anda melacak saldo paket Anda pada spreadsheet atau kertas terpisah. Anda memasukkan informasi yang sama di 3 hingga 5 tempat. Ini mungkin memakan waktu tambahan 4-6 jam per minggu.

QuickBooks Anda tidak terintegrasi, dan Anda secara manual memasukkan kembali semua faktur Anda di QuickBooks atau perangkat lunak akuntansi lainnya.

Sistem EHR Anda tidak memiliki laporan gaji atau kontraktor, jadi ini dilakukan secara manual atau pada spreadsheet terpisah. Ketiga, untuk setiap 10 klien baru yang pindah ke Skedulex pada tahun lalu, 7 mentransfer sistem EHR lainnya. Biaya transisi lebih besar daripada penghematan dari sistem pertama mereka. Pilih sistem terbaik saat pertama kali berkeliling.

Dalam contoh di atas, perusahaan mengeluarkan biaya administrasi atau kantor tambahan yang bersifat berulang. Katakanlah 6 jam. per minggu. Biaya tahunan tambahan Anda: 6 * 52 * $ 20 = $ 6240 atau tambahan $ 520 per bulan. Pada kenyataannya, ini adalah bagian dari biaya sistem Anda. Seandainya Anda berinvestasi dalam sistem terintegrasi, biaya lisensi vendor bulanan Anda mungkin sedikit lebih tinggi, tetapi Anda akan menghemat admin tambahan dan biaya sistem yang dibahas di atas.

Pertimbangkan semua biaya saat melihat suatu sistem. Biaya vendor hanya satu bagian dari biaya. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk diri Anda:

Apakah saya memerlukan server?
Apakah pelacakan rencana HCAI dan saldo baris termasuk?
Apakah saya perlu menyimpan spreadsheet untuk HCAI atau Payroll?
Apakah saya harus memasukkan kembali faktur saya di QuickBooks atau program akuntansi?
Apakah saya memerlukan program login jarak jauh untuk mengakses program saya?
Apakah ESDM memiliki Aplikasi seluler?

T: Mengapa Anda terus menggunakan sistem lama Anda selama 7 tahun terakhir.

A: Ya, pertama-tama, kami tidak tahu ada yang namanya sistem EHR terintegrasi yang menghemat waktu. Kedua, kita takut membayangkan pindah ke EHR baru. Anda tahu, biaya migrasi, kurva pembelajaran baru, opsi cloud, jaminan berkelanjutan dari vendor lama kami bahwa sistem cloud akan segera hadir.

T: Apa yang mengubah pikiran Anda?

A: Salah satu staf paruh waktu kami menggunakan Skedulex. Dia membawa laptopnya di kantor suatu hari dan berkata, “jika Anda punya 5 menit, saya akan menunjukkan kepada Anda program EHR yang lebih baik. Sisanya adalah sejarah. Saya senang dia melakukannya.

Memilih Perangkat Lunak Rekam Kesehatan Elektronik Terbaik

Memilih Perangkat Lunak Rekam Kesehatan Elektronik yang terbaik adalah salah satu keputusan paling penting yang akan Anda buat, yang akan memengaruhi perusahaan Anda selama bertahun-tahun yang akan datang. Saya dapat menulis secara luas tentang pertanyaan ini, tetapi mari kita mulai dari atas, dengan opsi platform.

Opsi Platform

Electronic Health Record Software hadir dalam dua pilihan dasar: Aplikasi di tempat atau solusi berbasis web. Solusi lokal sudah ada sejak 1990-an dan terus digantikan oleh sistem berbasis web yang lebih fleksibel.

Aplikasi di tempat dimuat ke server yang terletak di dalam klinik Anda.

Selain perangkat lunak EHR, Anda harus berinvestasi di server, layanan data (penyimpanan, cadangan data, dan pemulihan bencana), pemeliharaan dan keamanan (firewall dan anti-virus). Anda juga memiliki tanggung jawab penting untuk menjaga agar server dan perangkat lunak EHR Anda tetap mutakhir.

Vendor EHR yang memasarkan aplikasi di tempat berpendapat bahwa itu memberi Anda kendali atas data Anda. Meskipun klaim ini relatif faktual, Anda tidak dapat menyalin data Anda atau menggunakannya di luar solusi EHR. Jika server atau drive Anda mati atau Anda ingin menggunakan sistem yang berbeda, satu-satunya cara untuk mengakses data Anda adalah memindahkannya dari sistem lama dalam format yang dapat digunakan.

Kelemahan dari sistem ini adalah ia membatasi akses Anda dari luar klinik. Beberapa vendor telah menggunakan program Log-me-in atau Remote Desktop, tetapi ini memiliki banyak keterbatasan, dapat mengekspos sistem Anda dan mungkin sulit untuk dikerjakan. Saat ini, semakin sedikit aplikasi baru di lokasi yang sedang dikembangkan saat ini, seiring transisi pengembang ke solusi yang lebih fleksibel.

Biaya aplikasi di tempat harus mencakup akuisisi dan pengaturan server, layanan data, keamanan, dan biaya pemeliharaan. Biaya-biaya ini merupakan tambahan untuk biaya lisensi Anda.

Solusi Berbasis Web

Solusi berbasis web (atau berbasis cloud) di-host di server yang terletak di pusat data yang aman seperti pusat data Microsoft, Amazon, atau Rogers. Sebagian besar vendor menawarkan jaminan uptime 99,9%, yang berarti bahwa kemungkinan EHR Anda turun hampir nol. Sistem ini bergantung pada konektivitas internet, tetapi begitu pula sebagian besar telepon internet, aplikasi e-commerce, dan bisnis.

Solusi electronic health records history untuk EHR berbasis web dikemas sebagai paket layanan yang mencakup perangkat keras, perangkat lunak, layanan data, keamanan. Semua perawatan, pembaruan, backup data harian ditangani oleh vendor. Tidak ada server atau perangkat lunak untuk menginstal dan memelihara.

Vendor EHR yang memasarkan aplikasi berbasis web berpendapat bahwa itu memungkinkan Anda untuk bekerja dari mana saja kapan saja, dengan akses aman ke data Anda. Selain itu, aplikasi berbasis web ideal untuk perusahaan kecil hingga menengah yang tidak memiliki staf teknis internal.

Tidak seperti aplikasi di tempat, solusi berbasis web lebih murah untuk memulai dan menggabungkan biaya Anda menjadi biaya bulanan atau tahunan.

Memilih platform dan layanan yang tepat

On-premise atau berbasis web? Memutuskan mana yang paling cocok untuk operasi Anda bisa jadi menantang. Berikut adalah lima pertimbangan tambahan untuk direnungkan dan yang dapat membantu menjawab pertanyaan itu.

1. Dari mana terapis Anda akan bekerja, sekarang dan di masa depan? Apakah Anda menjalankan operasi klinis di mana semua terapis Anda bekerja di klinik? Apakah Anda ingin memiliki fleksibilitas untuk bekerja pada file klien Anda ketika Anda jauh dari klinik atau dari rumah? Apakah Anda memiliki lokasi kedua atau berencana menambah lokasi kedua?

2. Aplikasi Seluler: Hari ini, semua orang membawa ponsel. Memiliki Aplikasi seluler yang terintegrasi dengan aman ke EHR Anda memiliki keuntungan luar biasa. Beberapa keuntungan umum termasuk akses mudah ke melihat atau memesan janji, informasi kontak klien, panggilan satu sentuhan atau pemetaan alamat, catatan dan pengingat dan catatan klinis. Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa 75-85% dari interaksi EHR rutin Anda dapat dilakukan pada Aplikasi seluler.

3. Opsi Layanan

Apa opsi layanan yang ingin Anda miliki dari vendor Anda?

Sebuah. Migrasi data - data Anda adalah intelijen bisnis Anda yang dikumpulkan selama bertahun-tahun. Simpan jika Anda mampu.

b. Kustomisasi - Beberapa perusahaan perangkat lunak menawarkan solusi EHR out-of-the-box dengan pendekatan satu ukuran untuk semua. Apakah perusahaan Anda sama dengan pesaing Anda? Jika tidak, perangkat lunak yang dapat disesuaikan lebih cocok. Kustomisasi menyediakan opsi tambahan dan menghilangkan kebisingan dari perangkat lunak dan membuatnya lebih sederhana.

c. Pelatihan - Pelatihan yang tepat dalam penggunaan perangkat lunak sangat penting untuk penggunaannya yang efisien. Berhati-hatilah terhadap perusahaan yang mengenakan biaya untuk pelatihan. Cari perusahaan dengan pelatihan tanpa batas.

d. Dukungan - Mendapatkan dukungan saat Anda membutuhkannya adalah penting. Setiap perusahaan menyediakan beberapa tingkat dukungan untuk perangkat lunaknya. Namun, beberapa perusahaan menyediakan dukungan cepat dengan orang langsung menjawab telepon sementara yang lain membutuhkan waktu berjam-jam untuk membalas panggilan Anda atau menanggapi email Anda.

Fitur Perangkat Lunak

Tidak ada dua perangkat lunak yang sama. Apa fungsi dan fitur perangkat lunak penting yang Anda butuhkan untuk mengelola bisnis Anda secara efektif? Saya mendorong Anda untuk mengembangkan daftar periksa yang merinci fitur dan fungsi EHR untuk dipertimbangkan dalam pemilihan produk. Anda dapat mengklasifikasikan ini menjadi harus, harus dimiliki, dan menyenangkan untuk dimiliki.

Solusi Terpadu

Sebuah solusi terintegrasi mengurangi jumlah waktu staf Anda menghabiskan pada pekerjaan administrasi. Contohnya:

1. QuickBooks Anda tidak terintegrasi dan Anda secara manual memasukkan kembali semua faktur Anda di QuickBooks.

2. Penagihan MVA (Hanya Ontario) HCAI adalah sistem yang menghabiskan waktu. Waktu adalah uang. Jika Anda melayani klien di Ontario dan melakukan penagihan MVA apa pun melalui sistem HCAI, memilih sistem terintegrasi dengan HCAI. Pelacakan HCAI adalah penghemat waktu yang kritis.

• Perangkat lunak HCAI terintegrasi menghemat waktu (mengurangi entri data & meningkatkan akurasi) dan menyimpan semua catatan Anda di satu tempat.

• Perangkat lunak pelacakan HCAI yang baik melacak paket Anda dan mengelola saldo lini dan paket. Jika tidak, Anda harus mempertahankan lembar pelacakan tambahan untuk setiap paket yang Anda kerjakan.

Saya telah melihat perusahaan yang menghabiskan banyak waktu dan akhir pekan setiap bulan untuk menagih HCAI.

Biaya Perangkat Lunak

Total Cost of Ownership (TCO) adalah konsep yang dikembangkan oleh Gartner Group untuk membantu manajer membuat keputusan keuangan yang lebih terinformasi tentang investasi perangkat lunak. Daripada hanya melihat biaya lisensi, TCO melihat semua biaya langsung dan tidak langsung.

Sebuah. Biaya peralatan termasuk perangkat keras, perangkat lunak operasi, pemeliharaan peralatan, peningkatan, cadangan, dan biaya pemulihan bencana. Biasanya, server Anda dan peralatan terkait ditingkatkan setiap 4-5 tahun. Sebagai perbandingan, ketika Anda memperoleh solusi berbasis web, biaya peralatan dan pemeliharaan digabungkan menjadi satu harga tunggal.

b. Biaya implementasi adalah biaya satu kali untuk mengatur dan mengkonfigurasi aplikasi untuk mendukung kebutuhan bisnis Anda. Beberapa vendor membebankan biaya instalasi sementara yang lain memasukkan biaya ini ke dalam bulanan.

c. Biaya penyesuaian dibayarkan oleh perusahaan yang ingin solusi dimodifikasi agar selaras dengan kebutuhan bisnisnya. Biaya ini bervariasi tergantung pada tingkat penyesuaian dan kompleksitas organisasi dan perangkat lunak.

d. Biaya pelatihan adalah biaya berkelanjutan yang terkait dengan pelatihan (i) pengguna akhir untuk menggunakan perangkat lunak secara efektif; (ii) pengguna administratif untuk mengelola dan memelihara perangkat lunak. Beberapa perusahaan mengenakan biaya untuk pelatihan sementara yang lain memasukkannya dalam biaya lisensi.

e. Biaya Lisensi adalah Biaya lisensi dibebankan di muka atau dibundel ke dalam biaya bulanan.

f. Biaya tak terlihat adalah biaya yang paling disalahpahami, sebagian besar karena sifatnya yang tersembunyi. Tidak ada dua aplikasi perangkat lunak yang sama dalam fitur, kemudahan penggunaan dan produktivitas. Setiap menit ekstra yang dialami dalam memproses file Anda menunjukkan biaya tambahan untuk bisnis Anda. Menit tambahan ini harus dipertimbangkan dalam menghitung biaya keseluruhan Anda. Misalnya, jika perangkat lunak Anda tidak melacak paket HCAI secara otomatis, Anda harus membayar seseorang untuk melakukannya secara manual.

Atur demo

Setelah Anda memutuskan platform, atur demo dan lihat produk dan fiturnya. Gunakan daftar fitur dan fungsi EHR Anda. Ajukan pertanyaan, sebanyak yang Anda bisa. Beberapa vendor perangkat lunak menawarkan uji coba gratis. Meskipun uji coba gratis dari perangkat lunak memiliki kelebihan, itu bisa menjadi pengalaman yang membuat frustrasi. Ini seperti mengambil mobil untuk test drive ketika Anda belum pernah mengendarai mobil sebelumnya. Demo memungkinkan Anda melakukan tur berpemandu sambil menelusuri fitur apa pun yang menarik.

Dapatkan perjanjian lisensi yang tepat

Apakah Anda memilih solusi berbasiskan lokasi atau berbasis web, mengamankan perjanjian lisensi yang tepat adalah praktik bisnis yang baik. Dari waktu ke waktu, Anda mungkin memerlukan bantuan vendor Anda untuk membuat perubahan pada sistem Anda atau membantu Anda menyelesaikan masalah yang mengharuskan Anda mendelegasikan akses ke komputer Anda dan file klien. Perjanjian yang baik tidak mengikat tangan Anda tetapi melindungi hak-hak Anda dan file klien Anda.

Kesimpulan

Kerjakan pekerjaan rumah Anda. Lihatlah semua pertimbangan dan tentukan platform. Saya mendorong Anda untuk mempertimbangkan semua biaya: Peralatan, implementasi, pelatihan, dukungan, Perizinan, dan biaya tak terlihat. Untuk perusahaan besar yang dipandu oleh Return on Investment (ROI) atau Internal Rate of Return (IRR) dalam menilai investasi perangkat lunaknya, konsep TOC juga berlaku.

Teknologi adalah alat yang memungkinkan yang mendukung kebutuhan bisnis penting Anda. Ini membantu kepatuhan Anda dan manajemen klien Anda, secara besar-besaran. Berinvestasi dalam teknologi yang tepat memberi bisnis Anda keunggulan komparatif. Atau, berinvestasi pada orang untuk mengompensasi perangkat lunak atau sistem manual yang tidak efisien adalah keputusan bisnis yang buruk yang membuat Anda kehilangan uang, banyak dari itu setiap bulan. Semakin lama Anda berpegang pada teknologi lama atau sistem manual, semakin banyak biaya yang dikeluarkan untuk biaya tenaga kerja dan kehilangan keuntungan. Jangan menunda hal yang tak terhindarkan! Investasikan dalam Sistem EHR yang baik !!